La conferma d’ordine costituisce un tipico strumento di lavoro della prassi aziendale per perfezionare un contratto di vendita internazionale.
Nella prassi di alcune imprese viene anche utilizzata, con funzione similare alla conferma d’ordine, la cd “proforma invoice”, documento che ugualmente chiude le trattative e che normalmente porta alla chiusura del contratto, nel quale sono indicati tutti gli elementi tipici della futura fattura di vendita (dati fiscali delle parti, prezzo unitario e totale dei prodotti venduti, modalità di pagamento e scadenze, resa della merce ecc..).
Funzione collaterale di entrambi i documenti è anche quella di facilitare la comunicazione tra le parti in modo che non vi siano dubbi sulle intese raggiunte a seguito delle trattative, spesso intense e distinte dallo scambio di numerose email o messaggi di testo.
Tuttavia, in moltissimi casi la conferma d’ordine o la proforma contengono solo gli elementi base della vendita che abbiamo visto sopra; non vi è cioè traccia di alcuna clausola di tutela predisposta dal venditore o dal compratore.
Inoltre, non viene neppure richiesta all’altra parte l’espressa accettazione via email (e forse non tutti sanno che il silenzio o l’inattività non valgono come accettazione secondo l’art.18 della Convenzione delle Nazioni Unite sui Contratti di Vendita Internazionale di Merci).
In realtà, entrambi gli strumenti di lavoro ora descritti possono costituire un importante mezzo di limitazione dei rischi commerciali connessi a ciascuna vendita internazionale: ad esempio per limitare le richieste di risarcimento danni a causa di prodotti non conformi, stabilire regole chiare su chi sia responsabile del rischio di viaggio della merce, ottenere una veloce risoluzione delle controversie e altro.
Come si utilizza dunque una conferma d’ordine in modo da ottenere la maggior tutela possibile?
i-Se le parti hanno in precedenza sottoscritto tra loro condizioni generali di vendita le clausole di tutela dovrebbero già essere operative, a patto che siano state scritte in modo appropriato.In questo caso la conferma d’ordine o la proforma potrà solo indicare gli elementi base della vendita;
ii- se invece le parti non hanno sottoscritto tra loro condizioni generali di vendita o di acquisto, occorrerà inserire nella conferma d’ordine o proforma specifiche clausole di tutela.
Le clausole in questione, che si aggiungono agli elementi base della vendita, dovrebbero al minimo riguardare:
i-Le modalità di resa della merce (spese, rischi e responsabilità in relazione
al trasporto della merce) tramite il corretto utilizzo degli Incoterms 2020 della Camera di Commercio Internazionale;
ii-I parametri di conformità della merce, la garanzia offerta in caso di difetti e le condizioni e tempistiche per poterla esecitare;
iii-Il pagamento (previa analisi basata su informazioni complete sul partner e le eventuali garanzie sul rischio di mancato pagamento);
iv-La riserva di proprietà sulle merci oggetto di vendita;
v-La legge applicabile;
vi-Le modalità di risoluzione delle eventuali controversie.
Il testo della conferma d’ordine potrà essere graficamente incluso nei campi dei modelli presenti nel gestionale dell’operatore economico, inserendo però preferibilmente nella prima pagina le clausole ora descritte.
La conferma d’ordine dovrà poi essere accettata espressamente dal partner contrattuale, tenendo conto di quanto scritto sulla forma del contratto nel precedente articolo pubblicato sul nostro blog.
Il vantaggio di questa modalità operativa è la maggiore facilità di accettazione da parte del partner contrattuale per la sua semplicità e chiarezza.
Per contro, lo svantaggio è la procedura interna aziendale da applicare ad ogni vendita -invio conferma, richiesta accettazione e solleciti sul punto per procedere all’evasione dell’ordine- che può essere superata solo dalla stipula di condizioni generali di vendita tra le parti.
Marcello Mantelli
Avvocato in Milano e Torino
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